QUY CHẾ TÁC VIÊN

Bây giờ bạn trở thành tác viên của Quỹ Từ thiện Bông Sen. Đây chắc chắn là niềm hạnh phúc lớn lao cho chúng tôi và cho bạn khi chúng ta được làm việc với nhau cho lý tưởng giúp người, giúp đời. Chúng ta là một tổ chức minh bạch, hợp pháp và được quản trị chặt chẽ. Do đó, bạn cần đọc cuốn sách nhỏ này để biết những điều được phép làm và không được phép làm, để hiểu rõ về quyền lợi và trách nhiệm của mình.

Dưới đây là các định nghĩa:

Quỹ Từ thiện Bông Sen: sẽ viết tắt là Quỹ.

Chi phí Phương tiện hay Quỹ Phương tiện: là ngân sách dành cho chi phí hoạt động, không lấy từ nguồn đóng góp của nhà hảo tâm

Tác viên: là nhân viên ký hợp đồng toàn thời gian với Quỹ.

Nhà hảo tâm: là người đóng góp cho Quỹ.

Người thụ hưởng: là đối tượng mà Quỹ giúp đỡ, có thể là cá nhân hoặc tập thể.

Cộng tác viên: là nhân viên làm việc bán thời gian với Quỹ.

Tình nguyện viên: là nhân viên làm việc theo vụ việc với Quỹ.

PHẦN 1: HIỂU BIẾT VỀ QUỸ BÔNG SEN

Điều 1. Đặc điểm chính

1. Quỹ Bông Sen là Quỹ từ thiện không có chi phí quản trị. Chi phí hoạt động không lấy từ tiền đóng góp của nhà hảo tâm mà do các Sáng lập viên và Hội đồng Quản lý đóng góp, còn gọi tên là chi phí Phương Tiện hay Quỹ Phương Tiện.
2. Quỹ Bông Sen là Quỹ minh bạch và hợp pháp, được kiểm toán bởi công ty kiểm toán uy tín, việc thu chi được tiến hành trên nền tảng công nghệ mạng, cập nhật theo thời gian thực (real time update), giúp nhà hảo tâm có thể lựa chọn từng dự án cụ thể đang vận động đóng góp.
3. Quỹ Bông Sen không chỉ cung cấp tiền bạc hay vật chất đến Người thụ hưởng mà còn chú trọng lan tỏa lòng nhân ái, trị liệu tinh thần, chuyển hóa khổ đau.
4. Quỹ Bông Sen chú trọng tính hiệu quả của các dự án bằng cách xác minh nhiều lớp, đánh giá tác động sau khi triển khai dự án, xây dựng cơ sở dữ liệu cho công việc thiện nguyện.

Điều 2. Lịch sử hình thành

Quỹ từ thiện Bông Sen được thành lập theo Quyết định số: 24/QĐ-BNV do Bộ Nội vụ cấp phép ngày 05 tháng 01 năm 2018. Quỹ Bông Sen là phiên bản mở rộng của Quỹ từ thiện Tình Thương thành phố Hồ Chí Minh được thành lập qua Quyết Định 2267/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh cấp phép ngày 5 tháng 5 năm 2012. Quỹ Bông Sen là Quỹ từ thiện tư nhân.

 Quỹ đặt trụ sở tại lầu 5, số 7-9-11 Mai Thị Lựu Q.1, TP HCM. Quỹ Bông Sen tiếp nhận từ Quỹ Từ thiện Tình Thương các dự án suất ăn giá rẻ như Quán Cơm Xã hội Nụ cười 2.000 đồng và các dự án trợ giúp y tế, giúp đỡ người nghèo khó v.v…

Quỹ Bông Sen không phải là tổ chức chính trị và cũng không phải là tổ chức tôn giáo.

Điều 3. Sơ đồ tổ chức

Quỹ Bông Sen được quản lý bởi Hội đồng Quản lý. Các thành viên Hội đồng Quản lý được Bộ Nội Vụ công nhận bằng Quyết định 745/QĐ-BNV ban hành ngày 03 tháng 5 năm 2018. Căn cứ vào điều lệ Quỹ đã được Bộ Nội Vụ  công nhận, Quỹ còn có Giám đốc Quỹ và các Ban chuyên môn tập hợp trong Hội đồng Điều hành để điều hành hàng ngày công việc của Quỹ.

Quỹ hoạt động trên các lãnh vực: cung cấp suất ăn giá rẻ cho người nghèo, trợ giúp chi phí khám chữa bệnh, trợ giúp người khuyết tật, người nghèo neo đơn, trợ giúp chi phí học tập cho học sinh, sinh viên nghèo, trợ giúp phương tiện mưu sinh, cứu trợ thiên tai bão lụt v.v…

PHẦN 2: QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA TÁC VIÊN

Điều 4. Đối với người thụ hưởng các dự án.

Bằng tất cả khả năng hiểu và thương, chúng ta trân trọng và tận tâm, hết lòng với Người thụ hưởng. Chúng ta cần thiết phải thương yêu, nâng đỡ họ, chia sẻ buồn vui với họ, dù họ thuộc về bất kỳ chủng tộc, giai cấp, bất kỳ truyền thống tôn giáo hay khuynh hướng suy nghĩ nào.

Chúng ta thay mặt các Nhà hảo tâm để làm điều này với tâm không phân biệt, không kỳ thị. Ngay cả khi Người thụ hưởng không tiếp cận được nền giáo dục tốt, không có được đạo đức tốt hay văn hóa cao, có thể chúng ta phải đối mặt với những tình huống không dễ chịu,  thì chúng ta cũng vẫn quý trọng họ, chấp nhận họ.

Chúng ta sẽ phải căn cứ vào những tiêu chí làm thước đo khi xét duyệt các dự án hỗ trợ. Tuy vậy, chúng ta không làm việc khô khan như một công chức máy móc mà chúng ta đứng về người nộp hồ sơ, tận tâm tận lực hoàn tất thủ tục giúp họ để có thể giải ngân nhanh nhất có thể được.

Chúng ta không dừng lại ở việc thực hiện nhiệm vụ trao tặng vật phẩm hay tiền bạc mà chúng ta thực hiện sứ mệnh lan tỏa lòng nhân ái, mang cái đẹp của sự hiến tặng đến với cộng đồng.

Điều 5. Đối với nhà hảo tâm.

1. Nhà hảo tâm ủy quyền cho chúng ta làm cầu nối chuyển tiếp tiền bạc và vật phẩm đến những người khó khăn. Chúng ta sung sướng vì được tin cậy để thực hiện nhiệm vụ này. Chúng ta phải biết trân quý tiền bạc và vật phẩm của nhà hảo tâm, bởi nó không chỉ có giá trị vật chất mà còn mang giá trị tinh thần rất thiêng liêng. Đó là biểu hiện của lòng nhân ái, dù không thấy được bằng mắt thường thì lòng nhân ái là châu ngọc quý giá mà chúng ta may mắn được làm người vận chuyển.
   

   ---

   

2. Đôi khi cũng có những Nhà hảo tâm, bên cạnh lòng tốt muốn cho đi, thì vẫn còn kẹt ở những nhu yếu rất đời thường như muốn quảng bá hình ảnh, muốn nổi tiếng trong việc làm từ thiện. Họ có thể có những đòi hỏi kèm theo không dễ chịu khi cùng với chúng ta làm từ thiện, thí dụ như quay phim chụp ảnh quá nhiều. Đôi khi họ nói sai sự thật, nói quá lên về những hoạt động hay đóng góp từ thiện của họ để mong cầu lời khen tặng của xã hội. Trong trường hợp này, chúng ta hãy thở thật sâu, thật chậm và sau đó mỉm cười để thấy rằng chúng ta may mắn không bị kẹt vào những suy nghĩ đó. Và nói cho cùng, lòng tốt của họ dù chưa biểu hiện vẹn toàn, dù chỉ thấp thoáng và nhỏ bé thì cũng là hạt giống tốt, để rồi mai sau có thể sinh sôi nảy nở.
   

   ---

3. Rất nhiều nhà hảo tâm có suy nghĩ đóng góp thiện nguyện để tích lũy phước đức cho mai sau. Dù cho động lực làm từ thiện như thế nào, chúng ta vẫn cần cúi đầu trân trọng các đóng góp thiện nguyện. Có khi nhà hảo tâm đóng góp kèm với điều kiện cho phép họ truyền bá tôn giáo của họ. Thí dụ tặng vật phẩm tuy hữu dụng cho người nghèo nhưng trên vật phẩm có in hình đấng tối cao trong đức tin tôn giáo của nhà hảo tâm. Dù hết sức trân trọng tấm lòng và đức tin tôn giáo của mọi người, chúng ta vẫn phải thận trọng từ chối và hướng dẫn nhà hảo tâm tìm đến các tổ chức tôn giáo thích hợp như chùa, nhà thờ để trao tặng vật phẩm mang hình ảnh tôn giáo. Quỹ Bông Sen không phải là tổ chức tôn giáo, và không hoạt động truyền bá tôn giáo.

Điều 6. Đối với đối tác và các tổ chức từ thiện khác

Để hoàn thành công việc của Quỹ, chúng ta không chỉ một mình mà thường có những đối tác cùng nhau hợp tác thực hiện dự án. Đối tác có thể là chính quyền, hội đoàn xã hội hoặc tổ chức tôn giáo như chùa, nhà thờ…

Chúng ta nên thỏa thuận những điều khoản hợp tác với đối tác bằng văn bản trước khi cùng nhau thực hiện dự án. Đối tác có thể rất nhiệt thành với việc thiện nguyện nhưng cũng có thể hay quên, thiếu kỹ năng, ưa thay đổi, không làm theo thỏa thuận. Văn bản thoả thuận hợp tác càng minh bạch, càng rõ ràng thì việc hợp tác càng ít trở ngại khi thực hiện. Văn bản thỏa thuận cũng cần đề cập trường hợp tạm ngưng thực hiện dự án trong trường hợp đối tác vi phạm nghiêm trọng thỏa thuận, bởi vì chúng ta có nghĩa vụ sử dụng thật đúng vật phẩm hay tiền bạc của người đóng góp. Trong quá trình tiến hành dự án, chúng ta thường xuyên liên lạc, kiểm tra, nhắc nhở để tránh trở ngại cho dự án.

Đối với các tổ chức từ thiện khác, dù là nhóm nhỏ hay tổ chức quy mô, chúng ta cũng đều phải cúi đầu kính trọng và tìm mọi cách chia sẻ, hỗ trợ, hợp tác với họ. Chúng ta thực tập thật tốt cách phá bỏ mặc cảm hơn thua để dễ dàng chia sẻ chan hòa với mọi người.

Điều 7. Đối với đồng nghiệp và cấp trên.

Các thành viên của Quỹ đều có ý thức nhường nhịn, hòa ái, bao dung và hợp tác tốt. Tuy nhiên, nội bộ chúng ta chắc chắn sẽ có những ý kiến khác nhau trong công việc, thậm chí đối nghịch nhau. Chúng ta cần lắng nghe ý kiến trái chiều trong nội bộ, bình tĩnh soát xét, cân nhắc đúng sai khi đưa ra tranh luận. Chúng ta có thể bảo lưu ý kiến của mình nhưng phải tuân thủ quyết định cuối cùng của người có thẩm quyền cao hơn, được ghi rõ trong tài liệu Thẩm quyền phê duyệt.

Quỹ sẽ tổ chức những buổi sinh hoạt để xây dựng tinh thần làm việc đồng đội. Nếu còn vướng mắc trong suy nghĩ, tất cả chúng ta mạnh dạn nói ra suy nghĩ của mình trên tinh thần xây dựng và bao dung

Điều 8. Đối với những chỉ trích từ cộng đồng.

Quỹ của chúng ta là một tổ chức công khai và minh bạch. Chúng  ta cần lắng nghe những góp ý của cộng đồng. Trong các góp ý đó, rất có thể có những chỉ trích với lời lẽ cay nghiệt. Chúng ta phải hết sức bình tâm, lắng nghe các thông tin chỉ trích, gạn lọc sự hằn học đến từ khoái cảm cay nghiệt, để tìm ra những lý lẽ xác đáng trong những lời chỉ trích. Những lý lẽ phê phán xác đáng đó sẽ giúp chúng ta rất nhiều trong việc hoàn thiện tổ chức của mình. Chúng ta không độc quyền lẽ phải. Chúng ta thành tâm muốn làm việc tốt hơn, muốn sửa sai nếu có sai lầm. Chúng ta không đóng cửa bịt tai, tự cho mình luôn luôn làm đúng.   

PHẦN 3: CÔNG VIỆC VÀ GIỜ GIẤC

Điều 9. Tác phong giao tiếp.

Là tác viên của Quỹ, bạn sẽ trở thành người đại diện của Quỹ khi  tiếp xúc với nhà hảo tâm, với người thụ hưởng. Cộng đồng xã hội sẽ nhìn vào bạn để đánh giá về Quỹ.

1. Giữ tác phong tươi mát nhẹ nhàng là điều quan trọng nhất. Bạn không thể tiến hành dự án từ thiện một cách thành công nếu bạn bị căng thẳng với nhiều vướng mắc. Bạn không được to tiếng và cố gắng tiết chế cơn giận càng nhiều càng tốt. Bạn phải tập làm sao sự hiện diện của bạn luôn mang lại bầu không khí tươi mát cho cộng đồng, cho tất cả mọi người.
2. Thẻ tác viên là hình thức tự chứng minh quan trọng nhất khi bạn cần giới thiệu về mình trong giao tiếp. Dãy số ID và mã QR trên thẻ cũng như trên danh thiếp sẽ cung cấp đầy đủ thông tin, quá trình làm việc của bạn để mọi người hiểu về bạn. Mọi người có thể dùng điện thoại, máy tính v.v…quét mã QR hoặc nhập số ID để có đầy đủ thông tin về tác viên của Quỹ mà họ đang giao tiếp. Thẻ tác viên được cấp theo thời hạn 6 tháng hoặc 1 năm.
3. Cách chào: bạn không nhất thiết làm theo nhưng chúng tôi khuyến khích bạn chào mọi người theo lối bông sen không đối xứng, giống như biểu tượng (logo) của Quỹ. Khi chào, bạn nên cúi thấp người xuống để thể hiện sự kính trọng người mà mình tiếp xúc
4. Đồng phục: Chúng tôi cung cấp cho bạn các trang phục và vật dụng mang biểu tượng của Quỹ để bạn sử dụng khi làm việc cho Quỹ. Bạn cần sử dụng ít nhất một trang phục hay vật dụng mang biểu tượng để mọi người nhận biết bạn đang làm việc cho Quỹ. Nếu sử dụng được càng nhiều càng tốt. Trang phục và dụng cụ gồm: Áo, Quần, Váy (mùa Hè hoặc mùa Đông), Nón, Túi xách hoặc Ba lô, Huy hiệu cài áo, Sổ tay, Bút viết…
   

   ---

Điều 10. Phương tiện viễn thông

Chúng tôi cung cấp cho bạn chi phí viễn thông để các bạn có thể liên lạc tốt nhất cho nhu  cầu công việc. Bạn cần phải có điện thoại thông minh để làm việc. Nếu không có sẵn, bạn có thể xin ứng trước tiền lương để mua điện thoại thông minh. Số tiền ứng trước có thể được trừ dần trong 12 tháng để không ảnh hưởng mức thu nhập của bạn.

Ngoài ra, bạn phải có tài khoản ở các Mạng xã hội thông dụng như Facebook, Youtube, Viber, Skype, Wechat để thông tin liên lạc. Bạn phải đăng ký với phòng nhân sự của Quỹ tên tài khoản chính thức của từng mạng xã hội để Quỹ liên lạc với bạn. Các tên tài khoản này cũng cần được thể hiện trên danh thiếp và trang thông tin của bạn.

Bạn cũng phải mở tài khoản thư điện tử (email) trên Gmail hoặc Yahoo hoặc một nhà cung cấp nào khác. Khi gởi email, bạn có thể đính kèm hình ảnh hoặc video clip. Bạn nhớ phải thu nhỏ (resize) hình ảnh lại, mỗi hình chỉ chung quanh 1 MB khi đính kèm qua email. Trường hợp video clip lớn hơn 10 MB, bạn phải xuất bản lên mạng Youtube dưới chế độ không công khai trừ người có đường link, rồi gởi đường link đến người nhận

Bạn phải giữ cho điện thoại luôn luôn đủ pin để hoạt động. Nếu cần thiết, bạn phải có pin dự phòng.

Mở tài khoản ngân hàng cũng là quy định bắt buộc. Bạn cần mở tài khoản và các ứng dụng thanh toán trực tuyến để giao dịch với Quỹ.

Điều 11. Khối lượng công việc và giờ làm việc

Hợp đồng lao động với tác viên là làm việc toàn thời gian nhưng do tính chất công việc, các quy định quản lý công việc của bạn rất khác với nhân viên văn phòng. Nhìn chung, bạn sẽ làm việc mỗi tuần 6 ngày, mỗi ngày 8 giờ làm việc. Tuy vậy chúng tôi cần bạn làm việc với tấm lòng hơn là đủ giờ giấc.

1. Trường hợp địa bàn bạn làm việc có văn phòng của Quỹ, bạn đến làm việc tại văn phòng này 8 giờ mỗi ngày. Giờ bắt đầu và giờ chấm dứt sẽ tùy thuộc vào tình hình thực tế. Bạn và cấp quản lý trực tiếp sẽ thỏa thuận giờ làm việc
2. Trường hợp địa bàn bạn làm việc chưa có văn phòng của Quỹ, bạn có thể ở bất kỳ nơi nào miễn là có đủ internet để tiến hành công việc. Trường hợp này, chúng ta cũng phải quy định giờ làm việc để bạn phải tập trung chú ý trực điện thoại trong giờ làm việc này
3. Ngoài giờ làm việc, bạn không cần trực điện thoại nhưng vẫn phải mở điện thoại để đáp ứng các công việc đột xuất. Nếu phải làm việc ngoài giờ, bạn được tính giờ làm thêm theo quy chế làm thêm giờ. Nếu là làm thêm giờ trong khi đi công tác, bạn không được tính trợ cấp làm thêm vì bạn đã hưởng trợ cấp công tác. Quỹ khuyến khích bạn nghỉ bù với các giờ làm thêm này, hiệu lực của việc nghỉ bù là một năm kể từ ngày phát sinh làm thêm.
4. Bạn có các ngày nghỉ hưởng nguyên lương như sau: ngày nghỉ hàng tuần (thường là chủ nhật hoặc một ngày định kỳ thích hợp), các ngày nghỉ lễ, Tết, các ngày nghỉ phép năm như trong Bộ luật Lao động quy định.

Điều 12. Đi công tác

Bạn rất thường xuyên phải đi công tác để xác minh, điều hành các dự án ở vùng xa, ra ngoài tỉnh của bạn.

1. Trước mỗi chuyến đi, bạn dùng các ứng dụng trên điện thoại để xin phê duyệt cho chuyến đi gồm duyệt kinh phí, duyệt phương tiện, trợ cấp công tác, chi phí chỗ ở v.v…Mức đề xuất và phê duyệt sẽ căn cứ vào Quy chế Trợ cấp Công tác. Trường hợp khẩn cấp, chỉ cần phê duyệt chuyến đi và kinh phí phương tiện di chuyển, các khoản trợ cấp khác có thể được duyệt chậm hơn vì đã có Quy chế Trợ cấp Công tác công tác rõ ràng.
2. Trong khi đi công tác, bạn được hưởng trợ cấp công tác để chi tiêu cá nhân ngoài tiền lương. Tuy nhiên bạn không được trợ cấp làm thêm nữa vì Quỹ chỉ tính một loại trợ cấp mà thôi. Trường hợp các dự án đặc biệt đòi hỏi bạn phải làm thêm giờ khá nhiều, bạn có thể giải trình với cấp trên để xin thêm trợ cấp khi quyết toán chi phí chuyến đi.
3. Bạn có thể dùng phương tiện công cộng, phương tiện cá nhân hoặc phương tiện do Quỹ cung cấp để đi công tác.
4. Trong duyệt chi công tác, bạn có thể dự trù các kinh phí phát sinh như việc giao tiếp đối tác, việc mua sắm vật dụng phục vụ công việc của chuyến công tác v.v…
   

   ---

5. Tập huấn: Mỗi năm bạn sẽ tham dự từ 1 đến 2 đợt huấn luyện tập trung để đào tạo thêm các kỹ năng cứng, huấn luyện kỹ năng mềm

PHỤ LỤC: CHI PHÍ CÔNG TÁC

lvc 5/2018

phiên bản 18.2